Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site Le Fil d’Encre, accessible à l’adresse fildencre.com, est :

Paul Biton — Entrepreneur individuel (EI) Auteur, compositeur et éditeur

Adresse professionnelle : La Cascadelle 4, entrée 3 Les Marines de Cogolin 83310 Cogolin — France

Adresse électronique : contact@fildencre.com Téléphone : 06 63 38 40 00

SIREN : 383 391 604 SIRET : 383 391 604 00055

Pour toute question concernant la protection des données personnelles, l’utilisateur peut écrire à :

contact@fildencre.com

Objet de la présente politique

La présente politique explique comment Le Fil d’Encre collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre :

• de la consultation du site
• de la création et de la gestion des accès accordés aux hôtels partenaires
• de l’utilisation de la plateforme pendant la phase pilote
• du fonctionnement du tableau de bord d’administration
• de la mesure de l’audience et de l’utilisation des contenus
• des échanges effectués depuis la rubrique « Contact »
• de la sécurisation du site et de ses contenus.

La phase pilote est proposée gratuitement pendant une durée limitée. Aucun paiement en ligne n’est actuellement réalisé sur la plateforme et aucune donnée bancaire n’est collectée par Le Fil d’Encre.

Données susceptibles d’être collectées

Données relatives aux hôtels partenaires

Lorsqu’un hôtel participe à la phase pilote, Le Fil d’Encre peut collecter les informations suivantes :

• nom de l’établissement
• pays et adresse de l’établissement
• nom et prénom du contact professionnel
• fonction du contact au sein de l’établissement
• adresse électronique professionnelle
• numéro de téléphone professionnel
• identifiant attribué à l’établissement
• dates de début et de fin de la phase pilote
• informations relatives à l’activation, à la suspension ou à la fermeture de l’accès
• échanges relatifs au fonctionnement et à l’évaluation du test.

Seules les informations nécessaires à la création de l’accès, au suivi du test et aux échanges avec l’établissement sont collectées.

Données de connexion et d’utilisation

Lorsqu’un hôtel, un membre de son équipe ou un voyageur utilise Le Fil d’Encre, certaines données techniques peuvent être enregistrées :

• date et heure de connexion
• identifiant de l’établissement ou de l’accès utilisé
• pages et catégories de contenus consultées
• durée approximative des sessions
• nombre de consultations ou d’écoutes
• langue utilisée
• type d’appareil
• système d’exploitation
• navigateur utilisé
• adresse IP ou identifiant technique
• incidents, erreurs ou tentatives de connexion non autorisées.

Ces informations permettent de vérifier le fonctionnement de la plateforme, d’en mesurer l’utilisation, de détecter les difficultés techniques et de protéger les contenus.

Données relatives aux voyageurs

Les voyageurs accèdent à la plateforme au moyen d’un QR code mis à disposition par l’établissement ou depuis le réseau Wi-Fi de l’hôtel.

Le Fil d’Encre ne demande pas aux voyageurs de créer un compte nominatif pendant la phase pilote et ne cherche pas à établir leur identité personnelle.

Les données d’utilisation sont destinées à être analysées principalement au niveau de l’établissement, de la session ou d’un identifiant technique. Elles doivent être agrégées ou pseudonymisées chaque fois que cela est possible.

Le tableau de bord peut notamment permettre de connaître :

• le nombre d’accès à la plateforme
• la durée moyenne d’utilisation
• les contenus ou catégories les plus consultés
• les langues utilisées
• les périodes de fréquentation
• les éventuelles erreurs techniques.

Il n’a pas vocation à établir un profil personnel détaillé des voyageurs ni à surveiller individuellement leur comportement.

Données transmises par contact

Lorsqu’une personne contacte Le Fil d’Encre, les informations suivantes peuvent être collectées :

• nom et prénom
• adresse électronique
• numéro de téléphone, lorsque celui-ci est communiqué
• établissement ou société représenté
• objet et contenu du message
• documents éventuellement joints
• historique des échanges.

L’utilisateur est invité à ne transmettre aucune donnée sensible ou information bancaire dans ses messages.

Finalités des traitements

Les données collectées sont utilisées pour :

• créer et administrer les accès des hôtels partenaires
• assurer le fonctionnement de la phase pilote
• authentifier les établissements autorisés
• contrôler la durée et les conditions des accès
• fournir une assistance technique
• répondre aux demandes adressées au Fil d’Encre
• analyser l’utilisation générale de la plateforme
• identifier les contenus les plus consultés ou écoutés
• améliorer l’ergonomie, la fluidité et les performances du service
• recueillir les retours des établissements pilotes
• détecter les anomalies, abus et tentatives d’accès non autorisées
• protéger les livres, podcasts, chansons, illustrations et autres créations
• assurer la sécurité du site, de ses comptes et de son infrastructure
• établir des statistiques agrégées sur la phase pilote
• préparer, le cas échéant, les futures offres destinées aux hôtels.

Les données ne sont pas utilisées pour diffuser de la publicité personnalisée.

Fondements juridiques

Selon la nature du traitement, les données sont traitées sur les fondements suivants :

Exécution de l’accord pilote

Ce fondement concerne notamment :

• la création du compte de l’hôtel
• l’ouverture et la gestion de son accès
• le suivi de la durée du test
• l’assistance fournie à l’établissement
• les échanges nécessaires à l’organisation de la phase pilote.

Intérêt légitime du Fil d’Encre

Ce fondement concerne notamment :

• la sécurisation de la plateforme
• la prévention des accès frauduleux
• la protection des contenus
• la réalisation de statistiques internes
• l’analyse de la qualité et des performances du service
• l’amélioration de l’expérience proposée aux établissements et aux voyageurs.

Consentement

Le consentement est utilisé lorsque la réglementation l’impose, notamment pour le dépôt de certains cookies ou traceurs de mesure d’audience non indispensables.

L’utilisateur peut retirer son consentement à tout moment depuis le dispositif de gestion des cookies.

Obligation légale

Certaines données peuvent être conservées ou communiquées lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, réglementaire ou une demande émanant d’une autorité compétente.

Tableau de bord et statistiques d’utilisation

Le Fil d’Encre dispose d’un tableau de bord permettant à son administrateur de suivre le fonctionnement de la plateforme et les accès accordés aux hôtels.

Selon les droits accordés, l’hôtel partenaire peut également disposer d’informations statistiques concernant l’utilisation de la plateforme depuis son établissement.

Ces informations peuvent notamment porter sur :

• la période pendant laquelle l’hôtel dispose d’un accès
• le nombre de connexions ou de sessions
• la durée globale ou moyenne de consultation
• les catégories de contenus consultées
• les langues utilisées
• le fonctionnement technique de l’accès.

Les informations du tableau de bord sont destinées à évaluer la phase pilote et à améliorer le service. Elles ne doivent pas être utilisées pour identifier personnellement les voyageurs ou prendre une décision produisant un effet juridique à leur égard.

Cookies et traceurs

Le Fil d’Encre peut utiliser des cookies ou technologies similaires.

Cookies nécessaires

Certains cookies sont indispensables :

• au fonctionnement du site
• à l’authentification des hôtels
• à la gestion des sessions
• à la mémorisation des préférences techniques
• à la sécurisation des connexions
• à la prévention des accès frauduleux.

Ces cookies ne peuvent pas toujours être désactivés, car leur suppression pourrait empêcher le fonctionnement normal de la plateforme.

Cookies de mesure d’audience

Des cookies de mesure d’audience peuvent être utilisés afin de connaître :

• le nombre de visiteurs
• la durée des visites
• les pages ou contenus consultés
• les appareils et navigateurs utilisés
• les performances techniques du site.

Lorsque ces cookies ne remplissent pas les conditions permettant une exemption de consentement, ils ne sont déposés qu’après l’accord de l’utilisateur.

L’utilisateur doit pouvoir accepter, refuser ou modifier ses préférences à tout moment depuis le dispositif de gestion des cookies présent sur le site.

Le refus des cookies de mesure d’audience ne doit pas empêcher l’accès aux contenus de la plateforme.

Cookies réellement utilisés

Le Fil d’Encre privilégie une approche minimale en matière de cookies et de traceurs.

• Cookies strictement nécessaires : cookies d’authentification et de session (solution technique Supabase) utilisés pour l’espace hôtelier et l’administration de la plateforme.
• Préférences techniques : la langue d’affichage et la fermeture d’un message d’information sont mémorisées localement dans le navigateur, sans donnée personnelle.
• Aucun cookie publicitaire ni cookie tiers de suivi n’est déposé.

La fréquentation de la plateforme est mesurée au moyen d’un système interne (first-party) hébergé sur Supabase, qui n’enregistre aucune donnée personnelle (ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone). Aucun outil de mesure d’audience tiers (tel que Google Analytics) n’est utilisé à ce jour. Cette liste sera mise à jour si de nouveaux outils étaient installés au cours ou à l’issue de la phase pilote.

Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles, dans la limite de leurs missions, aux personnes suivantes :

• Paul Biton, en qualité de responsable du traitement
• les membres habilités de son équipe
• les personnes chargées de l’administration technique de la plateforme
• le développeur ou prestataire chargé de la maintenance
• les hébergeurs techniques Vercel (application) et Supabase (base de données et fichiers, hébergés dans l’Union européenne) ;
• les autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.

Les hôtels partenaires ne peuvent accéder qu’aux informations concernant leur propre établissement et aux statistiques mises à leur disposition.

Aucune donnée personnelle n’est vendue, louée ou cédée à des annonceurs.

Le Fil d’Encre ne diffuse aucune publicité ciblée et ne met en œuvre aucun programme d’affiliation.

Hébergement et sous-traitants

Le site est hébergé par les prestataires techniques suivants :

• Vercel Inc. (États-Unis), pour l’hébergement et la diffusion de l’application ;
• Supabase Inc., pour la base de données, les fichiers et l’authentification, avec un hébergement des données dans l’Union européenne (région Irlande).

Le Fil d’Encre peut faire appel à des prestataires techniques pour l’hébergement, la maintenance, la sécurité, la sauvegarde ou la mesure de l’audience.

Ces prestataires ne peuvent utiliser les données que dans le cadre des missions qui leur sont confiées et doivent mettre en œuvre des mesures adaptées pour assurer leur confidentialité et leur sécurité.

Transferts internationaux de données

Le Fil d’Encre étant destiné à être utilisé par des hôtels situés dans différents pays, des connexions à la plateforme peuvent intervenir depuis l’extérieur de l’Union européenne.

Le simple fait qu’un voyageur ou qu’un hôtel consulte le site depuis un pays étranger ne signifie pas nécessairement que les données sont hébergées dans ce pays.

Les données personnelles traitées par Le Fil d’Encre (base de données, fichiers, comptes) sont hébergées dans l’Union européenne (région Irlande) par Supabase. La diffusion de l’application repose toutefois sur l’infrastructure de Vercel, dont certains traitements techniques peuvent intervenir aux États-Unis. Lorsqu’un tel transfert intervient, il repose sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, notamment le cadre de protection des données UE—États-Unis ou des clauses contractuelles types.

La liste des prestataires et les éventuels transferts devront être confirmés en fonction des outils techniques effectivement installés.

Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à leur utilisation.

Comptes et contacts des hôtels partenaires

Les données nécessaires au fonctionnement du compte sont conservées pendant la phase pilote et pendant les échanges qui suivent sa clôture.

Lorsqu’elles sont utilisées pour maintenir une relation professionnelle avec l’établissement, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier contact actif.

Données d’utilisation du pilote

Les données détaillées d’utilisation liées à la phase pilote sont conservées pendant une durée maximale de six mois après la fin du test, afin de permettre l’analyse de son fonctionnement.

À l’issue de cette période, elles sont supprimées ou transformées en statistiques anonymes ne permettant plus d’identifier une personne.

Journaux techniques et de sécurité

Les journaux de connexion et de sécurité sont en principe conservés pendant une durée de six mois, sauf nécessité particulière liée à un incident, à une fraude ou à une obligation légale.

Demandes adressées par contact

Les messages et coordonnées liés à une demande sont conservés pendant le temps nécessaire à son traitement, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange lorsqu’un suivi professionnel reste nécessaire.

Cookies

La durée de chaque cookie est indiquée dans le dispositif de gestion des cookies et doit être adaptée à sa finalité.

Les données ne sont pas conservées indéfiniment. Elles sont supprimées ou anonymisées lorsque leur conservation n’est plus justifiée.

Sécurité et confidentialité

Le Fil d’Encre met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données contre :

• l’accès non autorisé
• la perte
• la destruction
• la modification
• la divulgation
• la copie ou l’utilisation frauduleuse.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la sécurisation des mots de passe
• la limitation des droits d’administration
• l’utilisation de connexions chiffrées
• la mise à jour régulière de la plateforme et de ses composants techniques
• la sauvegarde du site
• la journalisation des accès administratifs
• la surveillance des tentatives de connexion
• la protection des fichiers et contenus contre les téléchargements non autorisés.

Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée peut demander :

• l’accès aux données la concernant
• la rectification de données inexactes ou incomplètes
• l’effacement de ses données, lorsque les conditions sont réunies
• la limitation de leur traitement
• l’opposition à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime
• le retrait de son consentement à tout moment
• la portabilité de certaines données, lorsque ce droit est applicable
• des informations sur les destinataires auxquels les données ont été communiquées.

Une demande peut être adressée à :

contact@fildencre.com

Ou par courrier à :

Paul Biton — Le Fil d’Encre La Cascadelle 4, entrée 3 Les Marines de Cogolin 83310 Cogolin — France

La demande doit permettre d’identifier son auteur et de comprendre précisément le droit qu’il souhaite exercer.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, un justificatif peut être demandé. Celui-ci ne sera utilisé que pour vérifier l’identité de la personne.

Le Fil d’Encre répondra dans les délais prévus par la réglementation.

Réclamation auprès de la CNIL

Si une personne estime, après avoir contacté Le Fil d’Encre, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut adresser une réclamation à :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 Paris Cedex 07 — France

La réclamation peut également être déposée depuis le site de la CNIL.

Données concernant les mineurs

Le Fil d’Encre n’a pas pour objectif de collecter directement des données personnelles concernant des mineurs.

Les voyageurs mineurs peuvent consulter certains contenus sous la responsabilité de leur représentant légal ou de l’établissement dans lequel ils séjournent.

Aucun compte nominatif destiné à un mineur n’est créé pendant la phase pilote.

Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

• de l’évolution de la plateforme
• de l’ajout de nouvelles fonctionnalités
• de la mise en place d’un système de paiement
• de l’évolution des outils de mesure d’audience
• de nouvelles obligations légales ou réglementaires.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début du document.

Lorsque les modifications affectent de manière importante le traitement des données, les utilisateurs et les établissements concernés pourront en être informés par un moyen approprié.

Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement des données personnelles :

Le Fil d’Encre — Paul Biton EI Adresse électronique : contact@fildencre.com Téléphone : 06 63 38 40 00